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工作文件夾怎么分類 帶你了解存放原則和方法


1、分類存放原則
MECE分析法，全稱Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡” 。也就是對(duì)于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類 。使用MECE分析法作為文件的分類存放原則，可使文件不重疊、不遺漏的分類存放起來(lái)，也便于使用人及時(shí)準(zhǔn)確地找到 。
2、分類存放方法
原則確定后，重要的是要采用何種方法能夠做到不重疊、不遺漏 。筆者經(jīng)過(guò)多年的工作經(jīng)驗(yàn)積累，得出以下幾種分類方法：
按照時(shí)間分類 。可以按時(shí)間節(jié)點(diǎn)或時(shí)間段來(lái)建立不同的文件夾，將文件按照形成時(shí)間歸入不同的文件夾內(nèi) 。由于人類不能像電腦一樣可以并行處理很多資料，一個(gè)時(shí)間只能處理一個(gè)文件，因此按照時(shí)間分類存放文件的好處是能夠保證文件做到不重疊、不遺漏的存放到電腦中 。但是也因此帶來(lái)一些不利的后果，比如：隨著時(shí)間的推移，很多文件的形成時(shí)間，存放位置都會(huì)遺忘，不利于文件的查找和使用，失去分類存放的意義 。
按照內(nèi)容分類 。根據(jù)工作內(nèi)容的不同，可以考慮分門別類的進(jìn)行存放 。按照內(nèi)容分類的方法，難點(diǎn)在于依據(jù)何種標(biāo)準(zhǔn)劃分，才能確保不重疊、不遺漏 。這就需要不同行業(yè)不同部門的工作人員在日常工作中予以總結(jié)提煉 。比如：人力資源管理方面，可分為人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、員工關(guān)系管理六大模塊 。這樣分類的好處是只要知曉需查找文件的內(nèi)容，即可快速定位到存放位置 。不用擔(dān)心會(huì)隨著時(shí)間的推移，對(duì)文件的存放位置而有所遺忘 。同時(shí)也帶來(lái)一些不可避免的問(wèn)題，比如相似內(nèi)容或不同時(shí)間形成的同一內(nèi)容會(huì)因存放在一個(gè)文件夾里，而難以區(qū)分 。
【工作文件夾怎么分類 帶你了解存放原則和方法】按照內(nèi)容和時(shí)間相結(jié)合的方法分類 。按照時(shí)間或者內(nèi)容分類，在平時(shí)工作中，各有利弊 。無(wú)論使用哪一種分類方法，都會(huì)給文件存放查找?guī)?lái)不便 。但若結(jié)合內(nèi)容和時(shí)間分類方法的優(yōu)點(diǎn)，取其精華，去其糟粕，則會(huì)給日常工作中文件的存放查找?guī)?lái)極大的方便 。可依據(jù)個(gè)人習(xí)慣，采用一級(jí)分類按照內(nèi)容、二級(jí)分類按照時(shí)間的方法來(lái)分類存放資料，也可使用一級(jí)分類按照時(shí)間、二級(jí)分類按照內(nèi)容的方法來(lái)分類存放資料 。

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