規(guī)范化、專業(yè)化、精細(xì)化，積極運用信息化手段提升實驗室運行管理效率

【規(guī)范化、專業(yè)化、精細(xì)化，積極運用信息化手段提升實驗室運行管理效率】張麗

文章插圖
徐正翱，現(xiàn)任中國家用電器研究院檢測所副所長、業(yè)務(wù)管理部部長，自2006年進(jìn)入家電院至今，已經(jīng)14個年頭。過去的14年里，伴隨著整個中國家電產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，家電院的檢測業(yè)務(wù)也得以迅速成長，成為業(yè)內(nèi)檢測領(lǐng)域的引領(lǐng)者。而徐正翱所在的業(yè)務(wù)管理部，負(fù)責(zé)檢測所內(nèi)各類日常檢測業(yè)務(wù)的運行管理工作，并牽頭承接國家及地方行政部門組織的抽查任務(wù)，是連接院內(nèi)各部門，連接政府部門、企業(yè)和家電院的重要中樞。
扎根家電檢測認(rèn)證領(lǐng)域，強(qiáng)化家電院專業(yè)影響力
2006年，徐正翱在大學(xué)畢業(yè)之后進(jìn)入了中國家用電器研究院檢測所小家電事業(yè)部擔(dān)任項目工程師。“當(dāng)時的小家電檢測業(yè)務(wù)品類非常繁雜，幾乎覆蓋了除冰箱、洗衣機(jī)、空調(diào)等大件家電之外的所有品類檢測，作為該部門的工程師，日常需要接觸不同品類的產(chǎn)品，為了確保檢測工作的精準(zhǔn)，就需要吃透各項標(biāo)準(zhǔn)，也因此，對家電檢測業(yè)務(wù)的理解會更加全面。”在那里工作的三年，徐正翱進(jìn)行了扎實的家電檢測技能儲備，成為了全面型的家電檢測人才。也正是憑借過硬的專業(yè)技能，在2009年，他被借調(diào)到原國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局執(zhí)法督查司，得以站在政府部門的高度了解整個家電行業(yè)的質(zhì)量狀況，“開闊了眼界，為日后檢測業(yè)務(wù)的開展拓寬了思路。”在2012年回到單位后，徐正翱進(jìn)入市場部，主要負(fù)責(zé)客戶管理以及對外公司運營，“這個工作經(jīng)歷又讓我能夠從企業(yè)的角度了解家電檢測業(yè)務(wù)，并學(xué)習(xí)到了一些行業(yè)領(lǐng)頭企業(yè)的先進(jìn)管理思想。”這些寶貴的經(jīng)驗，讓他在2014年進(jìn)入業(yè)務(wù)管理部后能迅速勝任繁雜多變的工作。
目前，業(yè)務(wù)管理部需要負(fù)責(zé)檢測所內(nèi)各類日常檢測業(yè)務(wù)的運行管理工作，包括實驗室的運行管理、任務(wù)管理、樣品管理、檔案管理、費用管理等，并牽頭承接國家及地方行政部門組織的抽查任務(wù) 。其中，承接抽查是檢測所的老牌業(yè)務(wù)，也是檢測所專業(yè)實力的體現(xiàn) 。徐正翱告訴采訪人員，承接抽查任務(wù)，就是要配合國家相關(guān)行政管理部門完成對家電產(chǎn)品的質(zhì)量監(jiān)督檢測，有時家電院會作為組長單位，負(fù)責(zé)組員單位之間的協(xié)同合作，合理分配任務(wù)，準(zhǔn)時高效、保質(zhì)保量完成國家相關(guān)行政部門的產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢測要求。“一般抽查工作時間緊任務(wù)重，需要在有限的周期內(nèi)最好的完成工作，對我們而言是不小的挑戰(zhàn)，但是，這項工作的推進(jìn)，是家電院專業(yè)實力的象征，對家電院的行業(yè)地位、技術(shù)地位有巨大的提升效應(yīng)，因此，我們必須迎難而上，不僅要做，而且要做到最好。”值得驕傲的是，多年來，家電院承接的各類抽查任務(wù)，在時效、質(zhì)量及準(zhǔn)確度等方面都表現(xiàn)上佳，獲得了政府部門以及行業(yè)企業(yè)的高度認(rèn)可。
從事家電檢測工作多年，在徐正翱看來，這個行業(yè)最大的難點就是需要以變應(yīng)變。“檢測認(rèn)證及產(chǎn)品抽檢，業(yè)務(wù)類型、模式及工作要求每年都在變化，作為承檢機(jī)構(gòu)，我們要適應(yīng)外部所有變化，改進(jìn)和提升跟不同機(jī)構(gòu)的溝通方式與效率，滿足不同機(jī)構(gòu)的檢測認(rèn)證需求等等。我們還需要多方面學(xué)習(xí)改進(jìn) 。”
針對上述難點，徐正翱所在的業(yè)務(wù)管理部堅持“術(shù)業(yè)有專攻”，制定了“規(guī)范化、專業(yè)化、精細(xì)化”的工作原則。規(guī)范化，是指做任何業(yè)務(wù)都要找到依據(jù)，對包括法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等在內(nèi)的規(guī)范性文件都要理解透；專業(yè)化，是指專業(yè)人做專業(yè)事，每一個崗位的人員都需要全方位了解自己的工作領(lǐng)域，實現(xiàn)鏈條式管理；精細(xì)化，則是強(qiáng)調(diào)所有的事情都要有條理、有記錄，便于事后統(tǒng)計分析。這三個工作原則對應(yīng)的正是家電院“做好、做強(qiáng)、做大”的目標(biāo) 。“規(guī)范化就能將工作做好，專業(yè)化則會支撐做強(qiáng)，而精細(xì)化會為做大打下堅實的基礎(chǔ) 。”也正是在這三大工作原則的指導(dǎo)下，業(yè)務(wù)管理部出色的完成了各項工作任務(wù)，為家電院的發(fā)展壯大作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn) 。
加速信息化建設(shè)，全面提升管理水準(zhǔn)
作為一個“中樞”部門，業(yè)務(wù)管理部的日常工作不僅量大，且十分繁瑣。對外，每年要面對4000多個客戶，3萬多組檢測任務(wù)；對內(nèi)，則面對家電院檢測所6大中心、200多名工程師的溝通協(xié)調(diào) 。而業(yè)務(wù)管理部只有25個人，急需要高效率、高可靠的管理思路和方法，以確保日常工作的順利進(jìn)行。“管理思想是一個組織的軟性價值，僅存在于管理層及執(zhí)行層的單線操作，結(jié)果輸出是不穩(wěn)定的，要將這個軟性價值以最穩(wěn)妥的方式保持并延續(xù)，就要通過信息化的手段來實現(xiàn) 。”秉承著這樣的理念，自2014年進(jìn)入業(yè)務(wù)管理部開始，徐正翱就堅持推動該部門的信息化管理建設(shè) 。由業(yè)務(wù)管理部自主研發(fā)的實驗室信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在檢測所平穩(wěn)運行5年，每天都在持續(xù)改進(jìn)，并已經(jīng)推廣到院計量中心、環(huán)境與健康檢測所以及相關(guān)家電企業(yè)實驗室，取得了良好的社會影響及經(jīng)濟(jì)效益。
“刺激我加大信息建設(shè)力度的一個契機(jī)，就是業(yè)務(wù)管理部承接檢測所的檔案管理工作。”徐正翱告訴采訪人員，業(yè)務(wù)管理部檔案管理員每年歸檔3萬多套的原始記錄和檢測報告，處理工程師借閱原始記錄和檢測報告1萬余次，單純的靠表格管理，已經(jīng)很難完成現(xiàn)有的檔案管理工作。“采用信息化管理之后，檔案調(diào)取的效率大幅提升，原來可能需要一周才能完成的工作，如今可以在當(dāng)天就予以解決。”到目前為止，業(yè)務(wù)管理部已經(jīng)全部實現(xiàn)了信息化管理。“信息系統(tǒng)的日益完善讓我們能夠承接日益增長的工作需求，提升時效，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、專業(yè)化、精細(xì)化。”
徐正翱介紹說，業(yè)務(wù)管理部自行研發(fā)的這套B/ S結(jié)構(gòu)的實驗室信息管理系統(tǒng)，符合IEC/ISO17025《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求》，符合檢測所自身特有的業(yè)務(wù)管理模式，具有性能穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)靈活、功能全面和技術(shù)先進(jìn)等特點。該系統(tǒng)集成了客戶管理、任務(wù)管理、樣品管理、報告管理、費用管理、檔案管理、寄送管理、文件管理、設(shè)備管理、項目管理等模塊，已實現(xiàn)檢測業(yè)務(wù)的全流程、全要素、全方位的信息化管理。從2017年開始，實驗室管理系統(tǒng)開始對外提供給家電企業(yè)使用。該套系統(tǒng)是專門面向?qū)嶒炇夜芾矶_發(fā)，結(jié)合了國際上對實驗室最全面的要求規(guī)范整合到系統(tǒng)內(nèi)，并由實驗室管理人員及試驗工程師共同參與開發(fā)，并仍在持續(xù)完善，完全能夠滿足家電企業(yè)的使用需求。“在個性化的基礎(chǔ)上，我們對實驗室管理系統(tǒng)進(jìn)行了產(chǎn)品化，廣泛提供給家電企業(yè)，讓他們在實驗室管理上少走彎路，提升運轉(zhuǎn)效率。這是家電院對家電檢測認(rèn)證行業(yè)的一個重要貢獻(xiàn) 。”

文章插圖
“戰(zhàn)”疫關(guān)鍵，從做好自己開始
突如其來的疫情，給整個家電行業(yè)帶來了不小的影響。徐正翱認(rèn)為，這既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。所謂挑戰(zhàn)，主要源自于疫情帶來的負(fù)面影響，包括生產(chǎn)、物流等多個方面，家電企業(yè)要在最短的時間里克服這些困難，防疫的同時，盡快復(fù)工復(fù)產(chǎn)，將疫情影響降到最低，這是對家電企業(yè)綜合運營實力的考驗。所謂機(jī)遇，則是指因為疫情，國民健康意識提升，在家電健康、微生物等方面提供了新的研發(fā)方面。
“做好自己，這就是對抗擊疫情的最大貢獻(xiàn) 。”徐正翱表示，在疫情期間，業(yè)務(wù)管理部采取了一系列的舉措確保各項業(yè)務(wù)的安全、順利推進(jìn) 。在樣品管理方面，為了避免接觸感染，對到達(dá)實驗室的樣品進(jìn)行統(tǒng)一接收，大件樣品進(jìn)行通風(fēng)晾曬，小件樣品則通過紫外線消毒燈進(jìn)行4小時以上消毒。同時，工作人員采取AB班組輪崗機(jī)制，疫情期間，在崗人員對實驗室進(jìn)行正常的運行管理工作，未到崗人員則在家通過遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程輔助工作，確保工作能有效開展。
在徐正翱看來，疫情更像一次考驗，只要準(zhǔn)備得當(dāng)，就能順利過關(guān) 。“通過此次疫情，讓我更加確信了信息化手段在實驗室管理工作中的重要性。也正是因為我們在信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的儲備，才能在疫情期間實現(xiàn)了各項工作的順利推進(jìn) 。”檢測行業(yè)是名副其實的朝陽行業(yè)，業(yè)務(wù)規(guī)模會不斷擴(kuò)張，如果想要控制人力及時間成本，且不斷提高工作效率，那就必須持續(xù)進(jìn)行信息化管理水平的提升。“家電院是行業(yè)引領(lǐng)者，我們會一直為此而努力，為行業(yè)、企業(yè)作出表率。”