文秘專業(yè)知識(shí)考什么文秘專業(yè)知識(shí)

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1.總是問自己:“你的職責(zé)是什么？”“結(jié)果如何？”“誰將使用結(jié)果？”(一)文秘工作者要努力做辦公室的中流砥柱。
【文秘專業(yè)知識(shí)考什么文秘專業(yè)知識(shí)】文秘工作者是我公司各單位的“執(zhí)筆人”和“參謀長(zhǎng)”，這決定了我們的基本職責(zé)是堅(jiān)決做好辦公系統(tǒng)的文化會(huì)議組織工作。這就要求我們明確我們的責(zé)任，在此進(jìn)行總結(jié) 。我們最大的責(zé)任如下:
首先，我們應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)和管理方面發(fā)揮更大的作用。秘書工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)和工作緊密結(jié)合，而領(lǐng)導(dǎo)的范圍，也就是秘書工作者需要延伸的范圍。比如領(lǐng)導(dǎo)需要召開會(huì)議，文秘工作者要提前梳理好會(huì)議事務(wù)，從實(shí)效的角度出發(fā)，盡量幫助參會(huì)人員提前熟悉討論議題，明確會(huì)議方向，從源頭上提高會(huì)議效率和質(zhì)量。
二是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。文秘人員應(yīng)盡可能收集基層單位的相關(guān)信息，重點(diǎn)查找存在的問題，并通過深入分析，形成書面資料等材料，提供科學(xué)有效的建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。
(二)文秘工作者要牢固樹立結(jié)果思維。
事實(shí)上，我們每個(gè)崗位和職業(yè)都有自己獨(dú)特的貢獻(xiàn) 。強(qiáng)化自身價(jià)值，提升貢獻(xiàn)，首要任務(wù)是樹立良好的結(jié)果思維。當(dāng)事情發(fā)生時(shí)，我們必須首先問自己，“我的結(jié)果應(yīng)該是什么？” 。在這方面，我認(rèn)為我們秘書工作者的成就應(yīng)該是:
成果一:為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助服務(wù)，比如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草演講稿。這里的重點(diǎn)是數(shù)據(jù)收集、邏輯處理和提問。演講稿的起草，其實(shí)是我們體現(xiàn)“以文助政”原則的重要平臺(tái) 。希望大家能夠靜下心來，腳踏實(shí)地的練習(xí)寫作技巧，充分發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。
成果二:通過書面材料將工作思路和措施傳遞給單位同志。這里提到的書面材料主要包括工作報(bào)告、正式文件等。其實(shí)對(duì)于我們來說，這些文字材料并不是我們“炫耀文采”、“堆砌文字”的工具，而應(yīng)該是單位傳遞工作理念、措施、文化的窗口。我們要深入挖掘文字蘊(yùn)含的價(jià)值，努力通過文字準(zhǔn)確傳遞信息，讓更多的員工知道我們的任務(wù)是什么，如何有效工作。
成果三:組織本單位重要會(huì)議，形成會(huì)議紀(jì)要和紀(jì)要，并準(zhǔn)確分發(fā)給相關(guān)人員。在這里，我想強(qiáng)調(diào)的是，我們有些同志往往能夠及時(shí)準(zhǔn)確地起草會(huì)議紀(jì)要，但卻忽視了紀(jì)要的分發(fā)和監(jiān)督，而這恰恰是最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)樗械臅?huì)議決定，只有準(zhǔn)確地有效地分發(fā)到責(zé)任單位和管理者手中。這也是我們價(jià)值的關(guān)鍵。
(三)文秘工作者應(yīng)當(dāng)知道自己的工作成果是為誰所用。
事實(shí)上，我們成果的使用者主要是三類人。首先，它們被領(lǐng)導(dǎo)者使用。我們應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)者提供盡可能多的有價(jià)值的信息，以便他們能夠做出準(zhǔn)確的決策。二是基層單位同志使用，主要是讓同志們盡可能了解最新動(dòng)態(tài)，打通信息不對(duì)稱的瓶頸，也有助于集中精力工作。三是為群眾所用。這主要是強(qiáng)調(diào)宣傳的作用，講好單位的故事，為品牌創(chuàng)建打好基礎(chǔ) 。

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第二，時(shí)刻問問自己，為了讓同事更好地履行職責(zé)，你應(yīng)該具備或?qū)W習(xí)哪些技能或培訓(xùn)？在這里，我從秘書職責(zé)出發(fā)，結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了兩種技巧，供大家參考。
技能一:具備處理常用文件和撰寫行政文件的能力。
(1)文件處理包括熟悉文件處理程序，做好文件收發(fā)工作；掌握各類專項(xiàng)文件的管理步驟和方法，有效管理各類專項(xiàng)文件。
(2)文件寫作要求掌握公告、通知、通告、請(qǐng)示、答復(fù)、命令、指示、計(jì)劃、決議、總結(jié)文件、記錄、簡(jiǎn)報(bào)文件、規(guī)章制度文件等行政事務(wù)性文件的寫作格式和要求。
技巧:要通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高秘書有效服務(wù)意識(shí) 。秘書工作最重要的使命是服務(wù) 。因此，要始終堅(jiān)持高效率、全過程的原則來提高秘書工作的成績(jī) 。整個(gè)過程主要是要求文秘人員將領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策全面、準(zhǔn)確、詳細(xì)地傳達(dá)給員工，并認(rèn)真、真實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)以下執(zhí)行情況，讓領(lǐng)導(dǎo)全面掌握和了解每個(gè)人的執(zhí)行情況，為以后的決策打下良好的基礎(chǔ) 。效率主要是秘書工作者在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，還需要保證工作效率和信息傳遞的有效性。

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3.總是問自己，你需要從組織或者上級(jí)那里提供什么資源、信息和工具，你有什么權(quán)力？目前對(duì)于下屬的工作，我們傳統(tǒng)的工作思路只是“怎么安排”“怎么控制”，實(shí)際上是一種狹隘的管理職能。我們應(yīng)該做的是更多的授權(quán) 。這里的賦能不是簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，而是結(jié)合工作實(shí)際，盡最大努力讓員工對(duì)工作資源有更多的控制權(quán) 。我認(rèn)為有兩種資源是我們秘書工作者的“必要能量” 。
資源一:履行職責(zé)的基本技能可以通過培訓(xùn)或自學(xué)獲得，主要包括五個(gè)方面:
1.政治理論方面，經(jīng)常關(guān)注或了解一些相關(guān)信息，有一定的思想水平和理論水平，是做好秘書工作的基礎(chǔ) 。
2.在邏輯思維方面，要掌握邏輯知識(shí)，有較強(qiáng)的邏輯思維能力。
3.政策法規(guī)，以便在組織文稿或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)時(shí)提出合理化建議。
4.專業(yè)技能和業(yè)務(wù)技能，千萬不要寫只會(huì)說外行話的東西，甚至?xí)稿e(cuò)和開玩笑。當(dāng)然，你不一定要精通技術(shù)業(yè)務(wù)，但你必須知道并熟悉基本的常識(shí)性技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí) 。
5.公文寫作的基本技能主要是公文寫作的一般理論知識(shí) 。
資源二:上級(jí)要盡可能多的和文秘人員溝通，為他們起草相關(guān)的大型材料，充實(shí)彈藥，打好基礎(chǔ) 。
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